Zarządzanie projektami – czym jest?

Projekt to ograniczone w czasie przedsięwzięcie, realizowane w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi lub osiągnięcia specyficznego rezultatu. Mówiąc prościej, obejmuje on wszystkie działania konieczne do osiągnięcia określonego celu.

Zarządzanie projektem natomiast wspiera planowanie, organizację, monitorowanie oraz realizację zadań w obrębie danego projektu. To proces, w którym kierownik projektu planuje i kontroluje zadania projektu, odpowiednio alokując dostępne zasoby – ludzkie, finansowe oraz sprzętowe. Celem jest osiągnięcie założeń i spełnienie wymagań w określonym czasie i budżecie przy użyciu odpowiednich technik i metod. Oczekiwania zleceniodawcy oraz innych zaangażowanych stron muszą być realizowane zgodnie z umową, która określa przedmiot, koszt, czas, zakres projektu oraz wymagania, zarówno wyrażone, jak i niewyrażone.

Etapy zarządzania projektem

Zarządzanie projektami składa się z następujących etapów:

1. Definiowanie projektu - etap ten polega na określeniu nowego projektu lub nowej fazy istniejącego projektu.
2. Planowanie projektu - przygotowanie planu projektu wymaga zdefiniowania zakresu, celów oraz strategii działań prowadzących do jego pomyślnej realizacji.
3. Realizowanie projektu - kluczowa faza projektu, podczas której zespół wykonuje zadania zaplanowane w harmonogramie projektu.
4. Kontrola i monitorowanie projektu - etap ten służy do monitorowania postępów oraz wydajności pracy w projekcie i identyfikacji obszarów, które wymagają korekty.
5. Zamykanie projektu - ostatni etap, w którym projekt, faza projektu lub kontrakt są formalnie zamykane i podsumowywane.

Budowanie zespołu – jak dobrać ludzi do projektu?

Jednym z początkowych działań w procesie zarządzania projektem jest wybór Project Managera oraz wybranie członków zespołu realizującego projekt.

Zespół projektowy to grupa specjalistów powołana tymczasowo do realizacji konkretnego projektu, zarządzana przez kierownika projektu. Można porównać go do załogi statku, gdzie każdy ma określoną rolę, a kapitan dba o dotarcie do celu. W podobny sposób kierownik projektu nadzoruje zadania zespołu.

Zespoły projektowe mogą mieć różną strukturę – w jednych role są sztywno określone, w innych zespół ma większą swobodę. Dlatego zarządzanie projektem i dobór członków zespołu zależą od charakteru projektu.

Proces budowania zespołu

Model budowania zespołu według Tuckmana i Jensena dzieli proces na pięć etapów:

• Formowanie – uczestnicy po raz pierwszy się spotykają i poznają swoje role. Kierownik projektu odgrywa kluczową rolę, wprowadzając zasady, cele i wartości grupy.
• Docieranie – pojawiają się pierwsze konflikty i różnice zdań, związane z osobistymi celami uczestników. Kierownik powinien rozwiązywać spory i motywować zespół, by zakończyć tę fazę konstruktywnie.
• Normalizacja – grupa zaczyna działać bardziej harmonijnie, zadania i role są już jasne, a kierownik monitoruje postęp i wspiera efektywną współpracę.
• Wykonanie – najbardziej produktywny etap, w którym zespół skupia się na realizacji projektu, podejmuje kluczowe decyzje i wytwarza konkretne rozwiązania.
• Zamknięcie – czas podsumowań, oceny wyników i refleksji. Zespół jest już dobrze zgrany, co ułatwia współpracę przy przyszłych projektach.

Zasady budowania zespołu – jak stworzyć efektywny zespół?

Efektywny zespół projektowy to taki, w którym członkowie doskonale się uzupełniają, tworząc spójną grupę gotową do działania w różnych warunkach. Kluczowym elementem jest odpowiedni dobór osób, które posiadają nie tylko niezbędne umiejętności, ale także potrafią efektywnie współpracować. Zespół projektowy powinien składać się z osób o różnych kompetencjach, co umożliwia lepsze podejście do zadań i rozwiązywanie problemów z wielu perspektyw.

Zespoły powinny być tworzone na zasadzie specjalizacji, gdzie członkowie mają unikalne umiejętności, które się wzajemnie uzupełniają. Taka różnorodność zwiększa efektywność projektu i szanse na sukces. Odpowiedni dobór pracowników, z różnych działów i doświadczeniem, pomaga rozwiązywać problemy i zapobiega przestojom.

Skuteczność zespołu zależy także od komplementarności umiejętności. Interdyscyplinarne zespoły, które łączą różnorodne doświadczenia, mogą lepiej radzić sobie z wyzwaniami, osiągając lepsze rezultaty. Odpowiednie zarządzanie takim zespołem wymaga umiejętności koordynacji i zapewnienia współpracy między członkami.

Project manager – jaką pełni rolę?

Kierownik projektu i lider zespołu pełnią istotne role, wspierając realizację projektu na różnych poziomach.

Kierownik projektu odpowiada za całościową koordynację działań, zarządzanie zasobami, nadzór nad realizacją zadań oraz monitorowanie postępów. Do jego obowiązków należy także rozdzielanie zadań, zarządzanie ryzykiem oraz rozwiązywanie problemów pojawiających się na każdym etapie projektu. Umiejętność słuchania i skutecznej komunikacji pozwala mu na elastyczne reagowanie na zmiany i dostosowywanie działań do bieżących potrzeb projektu.

Lider zespołu, choć nie zawsze ma formalną funkcję kierowniczą, pełni ważną rolę w budowaniu motywacji i wspieraniu członków zespołu. Dobry lider dba o atmosferę zaufania i otwartości, wspiera rozwiązywanie problemów oraz zachęca do współpracy, co wpływa na efektywność pracy zespołowej. Pomaga też w łagodzeniu konfliktów i zapewnia aktywne zaangażowanie wszystkich członków.

Obie role są kluczowe dla budowania poczucia odpowiedzialności za projekt. Kierownik i lider wspierają nie tylko podział zadań, ale również współodpowiedzialność za sukces całego przedsięwzięcia, dbając o skuteczną komunikację, która pozwala rozwiązywać problemy i budować silny, zintegrowany zespół.

Zarządzanie zasobami ludzkimi – jak to robić będąc kierownikiem projektu?

Zarządzanie zespołem i dobranie odpowiednich ludzi do zespołu to sztuka wymagająca zarówno wiedzy, jak i umiejętności interpersonalnych oraz strategicznego myślenia. Nie jest to łatwe zadanie, gdyż ludzie to różne charaktery i osobowości, które trzeba pogodzić. Jak to zrobić?

Pomoże Ci w tym E-TECZKA KIEROWNIKA PROJEKTU, w której znajdziesz 20 gotowych makiet, formularzy i kart przydatnych w prowadzeniu projektów.

Publikacja zapewnia narzędzia, takie jak macierz kompetencji, lista zasobów ludzkich, formularze dotyczące dostępności zasobów oraz arkusz bilansu motywacyjnego, co pomoże Ci lepiej dobrać członków zespołu oraz zrozumieć ich potrzeby i motywacje. E-Teczka pomoże Ci optymalnie rozdzielać obowiązki, uwzględniając umiejętności i potencjał pracowników, co zapewni terminową realizację projektów zgodnie z planem. Znajdziesz tu również narzędzia wspierające prowadzenie projektów w sposób zwinny, co poprawi efektywność komunikacji w zespole i umożliwi lepsze dopasowanie procesów do zmieniających się warunków rynkowych. Dodatkowo, lista wartości zespołu i karta wywiadu pomogą Ci stworzyć silny, zwinny zespół.

Zarządzanie zespołem projektowym – kilka rad na koniec

Ponieważ rola kierownika projektu jest niezwykle trudna, przygotowaliśmy kilka rad dotyczących zarządzania zespołem:

1. Stawiaj na zaufanie i otwartość. Zaufanie to fundament skutecznego zespołu. Tworząc atmosferę, w której pracownicy czują się bezpiecznie, lider zwiększa ich zaangażowanie. Dotykają tego także elementy otwartej komunikacji i umożliwienia członkom zespołu podejmowania decyzji w zakresie ich kompetencji. Budowanie zaufania obejmuje też przyznawanie się do błędów, co motywuje do szczerości i otwartości.
2. Dbaj o efektywną komunikację. Efektywna komunikacja to klucz do zarządzania zespołem – lider nie tylko przekazuje informacje, ale również słucha. Regularne spotkania sprzyjają wymianie opinii i pomysłów. Ważna jest także komunikacja niewerbalna, która wspiera spójność przekazu.
3. Motywuj zespół i doceniaj postępy. Motywacja opiera się na dostosowaniu podejścia do indywidualnych potrzeb pracowników. Ważne jest docenianie osiągnięć i odpowiedni system nagród, który pobudza zespół do dalszego działania.
4. Rozwiązuj konflikty i deleguj odpowiedzialności. Jako lider, warto umiejętnie rozwiązywać konflikty oraz delegować zadania, co sprzyja rozwijaniu kompetencji zespołu i jego odpowiedzialności.
5. Precyzyjnie ustalaj cele i wspieraj rozwój zespołu. Jasne określenie celów i regularne monitorowanie postępów umożliwiają efektywną realizację zadań. Lider wspiera rozwój pracowników, co wzmocnia kompetencje zespołu.
6. Buduj dobrą atmosferę i zarządzaj czasem. Dobra atmosfera i efektywne zarządzanie czasem poprawiają wydajność pracy. Ustalając priorytety, lider wspiera zespół w utrzymaniu work-life balance i zwiększa efektywność.
7. Bądź otwarty na zmiany. Adaptacja do zmian to kluczowa umiejętność. Angażowanie zespołu w proces zmian oraz otwartość na ich sugestie ułatwiają dostosowanie się do nowych wyzwań i tworzą elastyczną, wspierającą się grupę.